Sala de exhición con obras de las colección del MAC
Gestión de colecciones estatales

INTRODUCCIÓN

La Gestión de Colecciones Estatales se desarrolla dentro del marco de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte, la cual se puede consultar mediante el siguiente vínculo:

Por lo tanto, como ente supervisor de las colecciones estatales de obras de arte, el Museo de Arte Costarricense emite el documento titulado Gestión y conservación de obras de arte en colecciones estatales: Manual dirigido a las instituciones coleccionistas del Sector Público (referido en forma simplificada tanto como “manual técnico” o “manual”) para el uso y consulta permanentes por parte de las instituciones estatales que coleccionan obras de arte. Este documento constituye una guía, paso a paso, para inventariar, controlar, conservar y enriquecer adecuadamente una colección púbica de obras de arte, atendiendo principios técnicos y normativos. Este documento que constituye el manual técnico se puede consultar mediante el siguiente vínculo:

 

Este manual tiene como objetivo principal ofrecer herramientas que permitan una adecuada y estandarizada gestión de las colecciones de arte del sector público. Por lo tanto, cada sección presenta recursos para que las instituciones puedan resguardar sus colecciones de arte, y que, a su vez, se cuente con la información y conocimientos básicos para esta tarea.

El manual se ofrece como un recurso para uso general en función de la protección del patrimonio artístico que es propiedad del Estado costarricense, patrimonio que se encuentra bajo custodia de sus diferentes instancias. Con esta herramienta, cada institución contará con un instrumento preciso para la protección específica del acervo que forma parte del patrimonio institucional, según su obligación establecida por la Ley N°8292 de Control Interno.

Sin embargo, el manual técnico no es excluyente de otros esfuerzos que las instituciones puedan realizar para proteger su patrimonio artístico. Por ejemplo, cada instancia tiene la posibilidad de contratar servicios profesionales en materia de gestión, conservación preventiva y curativa de obras de arte.  De igual forma, el modelo de gestión de colecciones estatales propuesto en el presente manual responde a los siguientes 4 principios planteados en la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte (PNGCEA): flexibilidad, accesibilidad, sostenibilidad ambiental y transparencia.

El modelo se puede considerar flexible porque se adapta a una gran variedad de contextos institucionales, respondiendo a las necesidades y limitaciones de las diversas colecciones estatales. Lo anterior mediante procesos participativos de capacitación y herramientas de acceso universal.

La accesibilidad del modelo se aprecia en el planteamiento de competencias, conocimientos y herramientas universalmente accesibles para todas las instituciones estatales, independientemente de los recursos materiales, humanos y tecnológicos con los que cuentan. Por esta razón, se ha optado por el aprovechamiento de medios tecnológicos y herramientas informáticas relativamente sencillas que no impliquen una inversión económica por parte de las instituciones.

La sostenibilidad ambiental se hace patente en la implementación de un modelo basado en el uso de herramientas tecnológicas  digitales no contaminantes, en lugar de los medios de documentación y comunicación físicos tradicionales, con el fin de minimizar el impacto negativo para el medio ambiente.

La transparencia se logra mediante la implementación de este modelo de gestión del patrimonio estatal, por medio de la atención a los procesos fundamentales de control, seguimiento y protección de los bienes artísticos, así como la implementación de lineamientos que tienden a garantizar prácticas profesionales con altos estándares deontológicos.

A manera de resumen general, el capítulo 1 del manual técnico brinda un panorama global acerca de la gestión de colecciones. Los capítulos 2, 3 y 4 exponen los procesos para la elaboración de un Inventario Institucional de Colecciones, así como sus actualizaciones anuales. El capítulo 5 aborda los lineamientos generales para la correcta conservación de las obras de arte, mientras que el capítulo 6 explica el procedimiento para la adquisición de obras de arte, y, finalmente, el capítulo 7 está dedicado a la atención de colecciones en caso de emergencias.

 

 

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO NACIONAL

La herramienta de supervisión fundamental de las instituciones y del Museo de Arte Costarricense son los inventarios de obras de arte cuya metodología de elaboración y actualización se abordan en los capítulos 1, 2 y 4 del manual técnico.  Uno de los principales objetivos del modelo de gestión propuesto consiste precisamente en la elaboración de un inventario estatal en el que se registren las obras de arte de todas las instituciones dentro del ámbito de competencia de la Ley N°6091.

Por lo tanto, cabe señalar que el modelo de gestión propuesto se estructura a partir de las siguientes acciones estratégicas:

Elaboración de las Fichas de Registro: estas son elaboradas completando, para cada obra de arte de la colección, el formulario titulado Ficha de Registro [GCE-FRE] a lo interno de cada institución. En dicho documento se sintetiza toda la información relativa a cada obra de arte. En la zona inferior de esta página se encuentran disponibles tanto este formulario como un ejemplo de la manera en que debe llenarse.

Responsable: cada institución coleccionista (ver Capítulo 2 del manual técnico)

 

Elaboración del Inventario Institucional: corresponde a la remisión de todas las Fichas de Registro [GCE-FRE] al Museo de Arte Costarricense, de manera anual. Estas Fichas de Registro son elaboradas por cada institución, y deben ser conocidas, aprobadas y remitidas por el Jerarca Institucional mediante el formulario Informe de Gestión Anual [GCE-IGA]. En la zona inferior de esta página se encuentran disponibles tanto este formulario como un ejemplo de la manera en que debe llenarse.

Responsable: cada institución coleccionista y el Museo de Arte Costarricense, como receptor (ver Capítulo 4 del manual técnico)

 

Elaboración del Inventario Estatal y supervisión general de colecciones: corresponde a las tareas propias del Museo de Arte Costarricense para velar por la adecuada conservación del patrimonio artístico del Estado. El Inventario Estatal es el conjunto de inventarios institucionales, y en él se podrá contabilizar, estudiar y medir la gestión de obras de arte. Este inventario contemplaría el registro de los bienes y toda clase de datos cuantificables que permitirían conocer el estado de las colecciones estatales en Costa Rica.

 

ETAPAS PARA LA GESTIÓN DE COLECCIONES ESTATALES

A. Preparación

A.1. Desarrollo y comunicación de un modelo de gestión de colecciones estatales, y de una plataforma de atención a las instituciones coleccionistas.

Desde finales del siglo XIX e inicios del siglo XX, las instituciones estatales costarricenses han reunido colecciones de obras de arte con un cierto grado de informalidad, debido a la escasez de profesionales en materia de gestión del patrimonio artístico, así como una normativa insuficiente en la materia.

Por su parte, el Museo de Arte Costarricense fue encargado, por su Ley N°6091 de Creación promulgada en 1977, de la supervisión de colecciones estatales del arte. Sin embargo, hasta el año 2019, la institución no se dotó de una plataforma ni de mecanismos formales de atención de esta misión orgánica.  Esta línea de acción constituye la base del modelo de gestión de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte, ya que permitirá a las instituciones estatales contar con un lineamiento técnico especializado que será aplicado para el correcto control y gestión de las obras patrimonio de la ciudadanía.

 

A.2. Generación de competencias de gestión de colecciones de arte en las instituciones públicas.

La exitosa implementación del modelo de gestión de colecciones estatales depende de las capacidades que sean instaladas en cada una de las instituciones estatales que coleccionan obras de arte en Costa Rica. El modelo de gestión propuesto en el marco de la PNGCEA y en el presente manual técnico requiere una serie de capacitaciones para su correcta implementación y puesta en práctica. La generación de competencias en materia de gestión y conservación de obras de arte dentro de cada institución es una acción estratégica fundamental y requerirá de actualizaciones constantes. La capacitación y asesoramiento permanente a las instituciones asegurará el funcionamiento del modelo, agilizando las labores administrativas en pro de la salvaguarda y protección del patrimonio artístico, sin la obligatoriedad de contratación de servicios especializados para esta labor, lo que reduce costos de implementación y asegura la prolongación en el tiempo.

 

B. Registro e inventario

A pesar de la diversidad y volumen de las colecciones estatales de arte, no existe, a la fecha, un inventario estatal integral que contemple todos estos bienes. Por lo tanto, a partir de la implementación de la presente Política, cada institución pública que posea obras de arte deberá llevar a cabo un inventario de su colección, de manera que el conjunto de inventarios institucionales constituirá el Inventario Estatal de Obras de Arte, cuyo compendio corresponderá al Museo de Arte Costarricense. Este Inventario Estatal constituirá una herramienta para identificar el volumen y diversidad de piezas que integran las colecciones de arte, así como su valor monetario y patrimonial.

El inventario consiste en un proceso de registro de información de las obras de arte propiedad de cada institución estatal. El producto final de este proceso es un documento digital en el que figura una serie de campos o casillas donde se inscribe la obra y todos los datos correspondientes para su gestión. Cabe señalar que los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en el capítulo del presente manual técnico titulado Capítulo 2: Registro e Inventario.

 

C. Documentación de bienes artísticos

La correcta gestión de una colección de obras de arte implica el conocimiento fundamental de las piezas que la constituyen, incluyendo su información técnica, origen, modo y condiciones de adquisición, así como otra información administrativa o histórica del objeto artístico. Esta necesidad se atiende mediante la recopilación y sistematización de la información documental, a través de la construcción, investigación, digitalización y actualización del corpus documental que debe acompañar toda colección de obras de arte.

La actualización, mantenimiento y organización de la información documentación consiste en un proceso permanente, que se inicia con la elaboración de un Expediente de Obra para cada uno de los elementos que integran la colección institucional. El objetivo de este proceso es la recopilación de información para la puesta en valor, intervenciones y estudios de las obras de arte propiedad del Estado, así como su adecuada comunicación al público por diversas vías. Cabe señalar que los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en el capítulo del presente manual técnico titulado Capítulo 3: Documentación de bienes artísticos.

 

D. Actualización y control

Las colecciones estatales evolucionan, tanto por la variación en su estado de conservación (por uso y envejecimiento), como por aumento en el número de obras. Ante estos cambios, las colecciones del Estado requieren herramientas adecuadas de control y seguimiento. La actualización de inventarios debe realizarse al menos una vez al año, pues esto permite contar con información adecuada del estado y costo de las colecciones estatales de arte. Mediante el análisis de esta información, será posible identificar las necesidades y proyecciones para la gestión de este patrimonio en cada institución. Para el Museo de Arte Costarricense, esta información constituirá el instrumento del acompañamiento técnico que debe ofrecer a las instituciones como ente supervisor de los bienes artísticos.

Esta actualización permitirá un correcto seguimiento de las obras de arte que requieren restauraciones, aquellas que hayan sido atendidas y aquellas que se ingresen a colección, asegurando un control interno adecuado y la protección de este patrimonio. Adicionalmente, estas actualizaciones servirán como fuente de información sobre el monto de inversión anual que requieren las colecciones para su adecuada conservación. Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en el capítulo del presente manual técnico titulado Capítulo 4: Actualización y control.

 

E. Conservación y manipulación

Dada su naturaleza material y su valor histórico y cultural, las obras de arte requieren cuidados especiales diferentes a aquellos de otros bienes usuales propiedad del Estado. En este sentido, las obras de arte no son objeto de mantenimiento, sino de medidas de conservación.

La conservación de obras de arte implica una serie de acciones que deben implementarse de manera constante y controlada. Algunos de estos cuidados podrán requerir servicios externos que deberán ser presupuestados y contratados por la institución propietaria.

La importancia de la implementación de medidas de conservación para obras de arte radica en que estas aseguran el buen estado del bien patrimonial, así como el ahorro sustancial en gastos producto de restauraciones e intervenciones para el rescate de obras dañadas o deterioradas. La conservación se puede considerar como una tarea constante y permanente por parte de la institución propietaria. Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en el capítulo del presente manual técnico titulado Capítulo 5: Conservación.

 

F. Enriquecimiento y administración

Las colecciones estatales de arte deben ser regularmente alimentadas para asegurar su enriquecimiento, no solo en cantidad, sino en calidad. Las adquisiciones de obras de arte por parte de las instituciones estatales están reglamentadas por el Decreto 29479-C Reglamento de adquisición obras de arte por parte de instituciones estatales.  Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en el capítulo del presente manual técnico titulado Capítulo 6: Adquisición y administración.

 

G. Atención de emergencias

La conservación y transmisión del patrimonio artístico estatal a futuras generaciones no solo es un imperativo legal sino también moral de nuestras instituciones. Sin embargo, ninguna institución coleccionista se encuentra exenta de sufrir situaciones de emergencia, ya se trate de situaciones de origen humano (vandalismo, descuido, robo, violencia social, destrucción voluntaria por parte de las instituciones) o de carácter natural o accidental (inundaciones, terremotos, incendios, otros siniestros).

El Museo de Arte Costarricense, como parte de su responsabilidad de supervisar las colecciones estatales, deberá diseñar y ofrecer herramientas, protocolos y acompañamiento para atender situaciones de emergencia, así como recomendaciones y medidas de control para enfrentarse a estas situaciones antes, durante y después del suceso. Esto permitirá fiscalizar con mayor transparencia la atención de los bienes artísticos de propiedad pública, y permitir a las instituciones actuar de manera eficiente para la protección de su patrimonio. Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en el capítulo del presente manual técnico titulado Capítulo 7: Atención de emergencias.